Kort antwoordJa. Je algemene voorwaarden gelden enkel als je klant er vóór het akkoord effectief kennis van kon nemen en ze aanvaard heeft (artikel 5.23 van het Burgerlijk Wetboek). Stuur ze daarom mee met je offerte, verwijs er in de offerte uitdrukkelijk naar en laat je klant “voor akkoord” bevestigen. Voorwaarden die pas op je factuur verschijnen, komen meestal te laat.
Je algemene voorwaarden regelen wat er gebeurt als het misloopt: betaaltermijn, intresten, annulering, aansprakelijkheid. Maar ze helpen je alleen als ze ook echt deel uitmaken van je overeenkomst. En dat hangt af van één moment: het moment waarop je klant ja zegt. Voor de meeste ondernemers is dat de offerte.
Wanneer gelden je algemene voorwaarden voor je klant?
Sinds 1 januari 2023 staat het uitdrukkelijk in Boek 5 van het Burgerlijk Wetboek. Artikel 5.23 vraagt twee dingen:
- Kennis: je klant moet je voorwaarden effectief kennen, of er op zijn minst effectief kennis van kunnen nemen. Een zinnetje “onze voorwaarden zijn op te vragen” is zwak. Een pdf in bijlage of een directe link in je offerte is sterk.
- Aanvaarding: je klant moet ze aanvaard hebben. Dat gebeurt het makkelijkst door je offerte te laten ondertekenen of per mail te laten bevestigen met een zin als “voor akkoord met de offerte en de algemene voorwaarden”.
Beide moeten er zijn op het moment dat de overeenkomst tot stand komt. Wat je daarna nog toevoegt, maakt in principe geen deel meer uit van de afspraak.
Is een offerte bindend?
Ja, in veel gevallen wel. Juridisch is je offerte een aanbod, als ze alle essentiële elementen bevat (wat je levert en tegen welke prijs) en duidelijk maakt dat je bereid bent je eraan te houden (artikel 5.19 BW). Aanvaardt je klant ze, dan is de overeenkomst gesloten. Een handtekening is daarvoor niet nodig: ook een mail met “akkoord, je mag starten” volstaat.
Je zit ook zelf aan je offerte vast. Ze blijft onherroepelijk gedurende de termijn die erin staat, of bij gebrek daaraan gedurende een redelijke termijn. Daarom zet je er best een geldigheidsduur op, bijvoorbeeld 30 dagen. Wil je je nog niet binden, vermeld dan dat de offerte vrijblijvend is. Vraagt je klant wijzigingen, dan geldt dat als een nieuw aanbod, en moet jij op jouw beurt aanvaarden (artikel 5.20 BW).
Twijfel je of een overeenkomst zonder handtekening geldig is, lees dan is een contract zonder handtekening bindend?
Algemene voorwaarden laten opstellenHeb je nog geen voorwaarden om met je offerte mee te sturen, of zijn ze aan herziening toe? Ik stel je algemene voorwaarden op vanaf €300, je ontwerp krijg je binnen 2 tot 5 werkdagen. Bekijk wat erin staat
Wat als je voorwaarden pas op de factuur staan?
Dan komen ze meestal te laat. De factuur volgt op een overeenkomst die al gesloten is, en je klant kon je voorwaarden op dat moment niet kennen. Werk je al lang met dezelfde zakelijke klant en staan je voorwaarden telkens op je facturen, dan kan een rechter soms aannemen dat hij ze kende en aanvaardde voor de volgende opdrachten. Reken daar niet op: stuur ze gewoon mee met je offerte.
En als je klant zijn eigen voorwaarden heeft?
Bij grotere bedrijfsklanten gebeurt het vaak: jij stuurt je offerte met jouw voorwaarden, zij bestellen met een bestelbon die naar hun voorwaarden verwijst. De wet regelt dat nu zo (artikel 5.23 BW):
- de overeenkomst komt toch tot stand;
- beide sets voorwaarden maken er deel van uit, behalve de bepalingen die met elkaar in strijd zijn;
- wat jullie apart onderhandeld hebben, bijvoorbeeld in de offerte zelf, gaat altijd voor op algemene voorwaarden.
Wil je enkel op jouw voorwaarden werken, dan moet je dat vooraf of meteen na de bestelling uitdrukkelijk zeggen, en niet via een clausule in je eigen voorwaarden. In de praktijk zet ik je belangrijkste afspraken (betaaltermijn, aansprakelijkheid) daarom liefst ook in de offerte zelf.
Mag je in je voorwaarden zetten dat je klant ze automatisch aanvaardt?
Niet als bewijs dat niet te weerleggen is. Een clausule die op onweerlegbare wijze vaststelt dat je klant akkoord ging met bedingen die hij vooraf niet echt kon lezen, is onrechtmatig en dus nietig, zowel tegenover een consument (artikel VI.83, 26° WER) als tegenover een onderneming (artikel VI.91/4, 4° WER). Het blijft dus jouw taak om te zorgen dat je klant ze echt kon lezen.
Zo stuur je je voorwaarden mee met je offerte
- Voeg je voorwaarden als pdf toe aan elke offerte, of zet een directe link naar de pagina in de offerte.
- Verwijs er uitdrukkelijk naar boven je handtekeningblok: “Op deze offerte zijn onze algemene voorwaarden van toepassing, die je in bijlage vindt.”
- Laat je klant tekenen of bevestigen “voor akkoord met de offerte en de algemene voorwaarden”, en bewaar die bevestiging.
- Verkoop je online, laat je klant dan bij het afrekenen een vakje aanvinken dat hij je voorwaarden gelezen heeft, met een link ernaartoe.
Veelgestelde vragen
Volstaat het als mijn algemene voorwaarden op mijn website staan?
Enkel als je klant er vóór zijn akkoord uitdrukkelijk op gewezen werd, bijvoorbeeld met een directe link in je offerte, en ze aanvaard heeft. Dat ze ergens op je site staan, is niet genoeg.
Is een offerte zonder handtekening bindend?
Ja, als je klant ze op een andere manier aanvaard heeft, bijvoorbeeld per mail. Een handtekening maakt het bewijs wel veel makkelijker, zeker tegenover een particulier.
Hoe lang blijft mijn offerte geldig?
Zolang de termijn die je erop zet. Staat er geen termijn op, dan blijft je aanbod een redelijke termijn geldig. Zet er daarom altijd een geldigheidsduur op.
Welke voorwaarden gelden als mijn klant zijn eigen voorwaarden stuurt?
Beide, behalve de bepalingen die elkaar tegenspreken. Wat jullie apart afgesproken hebben in de offerte, gaat altijd voor.
Heb je nog geen voorwaarden die je met je offertes kan meesturen? Dan kan je bij mij je algemene voorwaarden laten opstellen, aan een vaste prijs en op maat van hoe jij werkt.
