Digitalisatie is alomtegenwoordig, ook in de bedrijfswereld. De verplichting tot e-invoicing (ook wel “digitale facturatie” genoemd) is dan ook een logische stap in de richting van volledige digitalisatie van bedrijfsprocessen. Sinds maart 2024 is e-invoicing in België al verplicht voor alle overheidsopdrachten, en vanaf 2026 zal het ook verplicht worden voor alle B2B-transacties. In dit artikel zetten we graag de belangrijkste zaken omtrent e-invoicing op een rijtje voor jou!
Wat is e-invoicing of digitale facturatie?
Een PDF-bestand volstaat niet als digitale factuur. Je digitale facturen (e-invoices) moeten opgesteld worden volgens een vaste structuur, conform de UBL-standaarden (Universal Business Language). Voor het versturen (aan overheidsinstellingen) moeten deze facturen bovendien afgeleverd worden via het PEPPOL-netwerk. Dit netwerk gebruikt standaarden zoals UBL om te zorgen voor uniformiteit en gestandaardiseerde communicatie tussen systemen.
Wat zegt de Belgische wet over e-invoicing?
De Belgische regering heeft een gefaseerd plan uitgerold om e-invoicing te implementeren. Dit begon met de verplichting voor overheidsopdrachten boven een bepaalde drempel, en deze drempel werd geleidelijk verlaagd. Sinds maart 2024 is e-invoicing dus verplicht voor alle overheidsopdrachten vanaf €3.000. Die verplichting zal verder uitgebreid worden naar alle B2B-transacties vanaf 1 januari 2026. Of deze verplichting ook zal gelden voor B2C-relaties, is nog niet helemaal duidelijk.
Momenteel ben je als ondernemer dus nog niet verplicht om e-invoices af te leveren in je B2B-relaties. Die verplichting gaat pas in vanaf januari 2026. Of e-invoicing ook verplicht wordt voor B2C-transacties is, zoals gezegd, nog een groot vraagteken. Hoe dan ook is het nu uiteraard nog steeds van belang om een correcte “gewone” factuur op te maken. Wil je weten hoe je dat best doet? Lees dan ons artikel over het opstellen van een correcte factuur.
Wat zijn de voordelen van e-invoicing?
- E-invoicing is efficiënt: dankzij automatisering van factuurverwerking worden transacties versneld en is de kans op menselijke fouten veel minder groot.
- E-invoicing kan zorgen voor betere klantenservice: omdat je je facturen makkelijker en sneller kunt beheren en opvolgen, kun je je focus leggen op het bieden van de best mogelijke klantenservice.
- E-invoicing kan zorgen voor snellere betalingen: E-invoices kunnen sneller verwerkt worden, wat ervoor kan zorgen dat facturen sneller betaald worden.
- E-invoicing leidt tot minder kosten: omdat alles digitaal verloopt, bespaar je uiteraard op papier, printers, inkt en verzendkosten.
- E-invoicing is milieuvriendelijk: Omdat je geen papier meer moet verbruiken, is e-invoicing beter voor het milieu.
E-invoicing is de toekomst
E-invoicing is een belangrijke ontwikkeling in de Belgische wetgeving en helpt bedrijven om stappen te zetten richting een volledig gedigitaliseerde bedrijfsvoering. Overstappen op e-invoicing heeft aanzienlijke voordelen zoals kostenbesparing, efficiëntie, en een verkleinde ecologische voetafdruk. Of je er nu voor kiest om de shift nu al te maken, of nog wacht tot januari 2026, deze technologische verschuiving biedt ondernemers de kans om facturatieprocessen te optimaliseren en efficiënter te werken, wat uiteindelijk leidt tot een volledig gestroomlijnde bedrijfsvoering en verbeterde klantrelaties.
Wil je meer weten over e-invoicing of zoek je een goede juridische partner om jouw bedrijf te ondersteunen? Neem contact met ons op. We staan je graag bij!
