Als je een bedrijf runt in België, is een correcte factuur opmaken niet alleen een administratieve taak. Het is het sleutelstukje van de puzzel om je bedrijf soepel te laten draaien, en het kan serieuze gevolgen hebben als je het niet correct doet. In dit artikel lees je stap voor stap hoe je een factuur maakt die voldoet aan de Belgische wetgeving en vertellen we je waarom je dat echt serieus moet nemen.
Stap 1: Zorg voor de basics
Het klinkt misschien logisch, maar vermeldt duidelijk dat het gaat om een factuur. Zorg ervoor dat het woordje “factuur” steevast bovenaan je document prijkt.
Begin met het vermelden van je eigen gegevens: je bedrijfsnaam, adres en btw-nummer. Zorg ervoor dat dit allemaal up-to-date is. Niets vervelender dan een factuur met verouderde gegevens.
En natuurlijk, vergeet de info van je klant niet. Hun naam en adres zijn een must.
Voeg ook nog een factuurnummer en factuurdatum toe. Dat factuurnummer moet uniek zijn, elke factuur weer. Het factuurnummer zal jou ook helpen om een mooi overzicht te behouden over je boekhouding.
Tip: Start elk nummer met de maand en het jaartal, gevolgd door een uniek nummer. Bijvoorbeeld: “0923001”, dit is de eerste factuur van de maand september in het jaar 2023. Zo raak je nooit meer verdwaald in je boekhouding!
Stap 2: Vermeld duidelijk de btw
België heeft speciale regels voor btw op facturen. Dat moet je goed regelen:
- Het btw-tarief moet je duidelijk vermelden voor elk product of elke dienst. Zorg dat dit klopt.
- Bereken het totale btw-bedrag en tel dat netjes op bij het totaalbedrag van je factuur.
Stap 3: Vertel wat je doet
Beschrijf je geleverde producten of diensten gedetailleerd. Hoeveelheid, eenheidsprijs, eventuele korting, noem maar op.
Stap 4: Geef aan hoe de klant kan betalen
Maak duidelijk waar en hoe je klant moet betalen. Geef je bankrekeningnummer, de uiterste betaaldatum en eventuele betalingsvoorwaarden aan.
Stap 5: Geef eventuele leveringsvoorwaarden duidelijk aan
Als er bijzondere leveringsvoorwaarden zijn, zoals levertijden of verzendkosten, vermeld je dit ook duidelijk op je factuur.
Stap 6: Bedank je klant
En vergeet niet beleefd te zijn. Een kort dankwoordje aan het eind van je factuur kan wonderen doen.
Wat gebeurt er als je factuur niet klopt?
Als je factuur niet voldoet aan de Belgische wetgeving, kan dat serieuze gevolgen hebben. Denk aan:
- Boetes: De overheid neemt dit serieus en kan je beboeten voor onjuiste facturen.
- Btw-problemen: Als je btw niet correct berekent of vermeldt, kun je problemen krijgen met de belastingdienst.
- Recht op betaling: Als je factuur niet duidelijk is, kan het zijn dat je klant niet betaalt of vertraging oploopt met de betaling.
- Geloofwaardigheid: Een professionele, correcte factuur geeft vertrouwen aan je klanten en partners. Een rommelige factuur doet het tegenovergestelde.
Wat moet je doen als je een foute factuur hebt verstuurd?
Je hebt je best gedaan, maar soms glipt er toch een foutje in je factuur. Het kan gebeuren. Dit is wat je moet doen als je je realiseert dat je een foutieve factuur hebt verstuurd:
- Herken en erken de fout: Het eerste en belangrijkste is om de fout te herkennen en erkennen. Of het nu gaat om een tikfout, een vergeten item of een andere onjuistheid, negeer het niet. Hoe eerder je het opmerkt, hoe beter.
- Neem contact op met je klant: Als je een foutieve factuur hebt verstuurd, is het essentieel om onmiddellijk contact op te nemen met je klant. Leg de situatie uit, verontschuldig je voor de fout en vraag of ze bereid zijn de aangepaste factuur te accepteren.
- Corrigeer de factuur: Pas de factuur aan en zorg ervoor dat alle fouten zijn gecorrigeerd. Geef duidelijk aan welke delen van de factuur zijn gewijzigd om verwarring te voorkomen.
- Stuur de aangepaste factuur: Zodra je klant akkoord gaat met de correcties, stuur je de aangepaste factuur onmiddellijk. Zorg ervoor dat je de oude factuur vervangt door de nieuwe en dat je klant de juiste versie heeft voor hun administratie.
- Blijf professioneel: Houd gedurende het hele proces een professionele en beleefde houding. Klanten waarderen eerlijkheid en transparantie.
- Leer van je fouten: Analyseer de oorzaak van de fout en neem maatregelen om herhaling in de toekomst te voorkomen. Dit kan het herzien van je factureringsproces of het implementeren van controles omvatten.
Het is belangrijk om snel te handelen en fouten te corrigeren zodra je ze opmerkt. Foutieve facturen kunnen leiden tot verwarring en problemen met je klanten, en het is in het belang van zowel jou als je bedrijf om ze zo snel mogelijk op te lossen. Je facturen zorgen er immers voor dat jouw klanten je correct en tijdig kunnen betalen!
Nu begrijp je hopelijk waarom het zo belangrijk is om je facturen serieus te nemen. Het is niet alleen een administratieve taak; het kan grote gevolgen hebben als je het niet goed doet. Dus, zorg ervoor dat je een correct factuurmodel opstelt dat je keer op keer kan gebruiken, en controleer je facturen steevast voor het uitsturen! Het kan je een hoop hoofdpijn besparen!
Heb je nog vragen over het correct opstellen van facturen, of kun je hierbij wel wat hulp gebruiken? Neem gerust contact op met de Digitale Jurist! Wij helpen je graag verder.
