Als ondernemer vraag je je misschien af of je algemene voorwaarden altijd moet meesturen met je offerte. Het korte antwoord is ja. In dit artikel bespreek ik graag waarom je best altijd zorgt dat je je algemene voorwaarden meestuurt met je offertes.
Waarom moet je algemene voorwaarden meesturen met je offerte?
Juridische betekenis van algemene voorwaarden
Je offerte vormt samen met je algemene voorwaarden je “aanbod”. Je algemene voorwaarden zijn dus als het ware de afspraken die je maakt met je klant rond de verkoop van een product of de aanbieding van een dienst. Een klant moet altijd duidelijk kunnen weten waar hij mee instemt voordat hij akkoord gaat. Door je algemene voorwaarden mee te sturen, zorg je ervoor dat beide partijen op de hoogte zijn van de voorwaarden en afspraken die van toepassing zijn op de transactie of samenwerking.
In de Belgische wet zijn er natuurlijk een aantal regels die altijd geacht worden van toepassing te zijn op transacties tussen ondernemers onderling, dan wel tussen ondernemers en particulieren. Toch is er ook veel ruimte gelaten om in je algemene voorwaarden zelf een aantal afspraken vast te leggen (zoals bijvoorbeeld aansprakelijkheidsbeperkingen, leverings- en betaaltermijnen, een annulatiebeleid,…). Als je klant geen kennis heeft kunnen nemen van je algemene voorwaarden, loop je dus het risico dat bepaalde voorwaarden, zoals de afspraken die je zelf hebt beslist, niet bindend zijn. De klant kon in dat geval immers niet vooraf weten dat die afspraken part of the deal waren. De Belgische wetgeving vereist dat de klant volledig op de hoogte is en de algemene voorwaarden heeft aanvaard (B2C-context) of minstens gemakkelijk kennis had kunnen nemen van de voorwaarden (B2B-context) voordat hij het aanbod accepteert.
Transparantie en vertrouwen
Het meesturen van algemene voorwaarden toont daarnaast ook gewoon professionaliteit en transparantie. Klanten waarderen duidelijkheid en willen precies weten wat ze kunnen verwachten. Dit helpt bij het opbouwen van vertrouwen en het verminderen van conflicten op lange termijn.
Algemene voorwaarden bij de offerte? Da’s duidelijk!
Het meesturen van je algemene voorwaarden bij je offerte is een essentiële stap om latere discussies te voorkomen en een duidelijke, transparante relatie met je klanten te onderhouden. Het zorgt ervoor dat alle afspraken duidelijk zijn en biedt bescherming bij eventuele geschillen. Vergeet dus niet om altijd je algemene voorwaarden mee te sturen wanneer je een offerte verstuurt.
Wil je hierover meer informatie, wil je op maat gemaakte algemene voorwaarden laten opstellen of zoek je een goede juridische partner? Bekijk deze pagina of neem contact met ons op. We staan je graag bij!
