Klant protesteert je factuur: wat kan je doen?

Kort antwoordProtesteert een bedrijf je factuur niet binnen een redelijke termijn, dan geldt ze als bewijs tegen dat bedrijf (artikel 8.11 van het Burgerlijk Wetboek), tenzij het tegenbewijs levert. Bij een particulier is zwijgen in principe geen aanvaarding. Komt er wel een protest, kijk dan na of het tijdig en concreet is, zoek een oplossing in overleg, en leg alles schriftelijk vast.

Je levert, je factureert, en in plaats van een betaling krijg je een mail: “Niet akkoord met deze factuur.” Te duur, niet wat er afgesproken was, of de klant vindt het werk niet goed genoeg. Dat heet een factuurprotest. Wat zo’n protest waard is, hangt af van wanneer en hoe het komt, en van wie je klant is.

Wat zegt de wet over het protesteren van een factuur?

De regel staat sinds 1 november 2020 in Boek 8 van het Burgerlijk Wetboek, over bewijs. Artikel 8.11, § 4 zegt dat een factuur die een onderneming aanvaard heeft of niet binnen een redelijke termijn betwist heeft, tegen die onderneming bewijs oplevert van de overeenkomst waarover ze gaat. Vroeger stond iets gelijkaardigs in het oude Wetboek van Koophandel.

Twee dingen zijn belangrijk. Het gaat om een bewijs “behoudens tegenbewijs”: je klant kan nog altijd aantonen dat de factuur niet klopt, maar dan moet hij dat bewijzen, niet jij. En de regel werkt enkel tegen ondernemingen.

Binnen welke termijn moet een klant een factuur protesteren?

De wet spreekt van een “redelijke termijn” en noemt geen aantal dagen. De rechter beslist geval per geval, en kijkt daarbij naar de aard van de opdracht en hoe ingewikkeld de factuur is. Een fout in een eenvoudige factuur zie je sneller dan een gebrek in een groot bouwproject.

Tussen ondernemingen kan je dat zelf invullen in je algemene voorwaarden. Een klachttermijn bepaalt bijvoorbeeld dat een protest schriftelijk en gemotiveerd moet gebeuren binnen acht of veertien dagen na ontvangst van de factuur. Zo weet je klant wat er van hem verwacht wordt, en sta je sterker als een protest pas na drie maanden komt. Zo’n clausule moet wel redelijk blijven: een termijn die een klant in de praktijk niet kan halen, kan een kennelijk onevenwicht scheppen en dan onrechtmatig zijn (artikel VI.91/3 WER).

En als je klant een particulier is?

Bij een consument is zwijgen geen aanvaarding. Een particulier die niet reageert op je factuur, heeft ze daarmee niet aanvaard (artikel 8.11, § 4, tweede lid BW). Het is aan jou om te bewijzen wat er afgesproken was.

Er is één uitzondering: het “omstandig stilzwijgen”. Reageert je klant op niets, ook niet op je herinneringen, en gebruikt hij intussen zonder enig voorbehoud wat je geleverd hebt, dan kan dat zwijgen toch als aanvaarding gelden. Maar ook dan is het enkel een feitelijk vermoeden, dat de rechter vrij beoordeelt.

Let op met je algemene voorwaarden. Een clausule als “een factuur die niet binnen acht dagen geprotesteerd wordt, geldt als aanvaard” werkt tegenover een consument niet: de wet verklaart zo’n afspraak nietig als ze gemaakt is vóór er een geschil is. Werk je voor particulieren, dan zijn een getekende offerte of een schriftelijk akkoord je beste bewijs. Vanaf 3.500 euro heb je tegenover een particulier zelfs een ondertekend geschrift nodig (artikel 8.9 BW).

Algemene voorwaarden laten opstellenEen duidelijke klachttermijn en betaalregeling in je voorwaarden voorkomen veel discussies over facturen. Ik stel je algemene voorwaarden op vanaf €300, je ontwerp krijg je binnen 2 tot 5 werkdagen. Bekijk wat erin staat

Wat doe je als je factuur geprotesteerd wordt?

1. Kijk na of het protest op tijd kwam en of het de termijn uit je algemene voorwaarden respecteert, als je klant een bedrijf is.
2. Kijk na of het protest concreet is. “Niet akkoord” zonder uitleg is zwak. Een klant die precies zegt welk deel niet klopt en waarom, moet je ernstig nemen.
3. Kijk je eigen dossier na. Wat staat er in de offerte, de bevestiging en je mails? Klopt er iets niet op je factuur, stuur dan een creditnota en een nieuwe factuur. Zo blijft de discussie beperkt tot wat echt betwist is.
4. Bel je klant. Veel protesten gaan over een misverstand. Een gesprek, en daarna een mail die bevestigt wat jullie afspraken, lost meer op dan een briefwisseling.
5. Vraag betaling van het onbetwiste deel. Gaat het protest maar over een stuk van de factuur, vraag dan dat je klant de rest al betaalt.
6. Zet de volgende stap als het vastloopt. Bemiddeling door een erkende bemiddelaar kan sneller en goedkoper zijn dan de rechtbank. Kom je er echt niet uit, dan beslist de rechter. De snelle invordering via de gerechtsdeurwaarder zonder rechter kan niet meer zodra je klant de schuld betwist.

Bewaar alles schriftelijk, ook wat aan de telefoon gezegd werd. Een korte mail na elk gesprek (“Zoals besproken …”) is later vaak je belangrijkste bewijs. Hoe je verder gaat als er geen protest is maar ook geen betaling, lees je in mijn stappenplan bij een onbetaalde factuur.

Hoe voorkom je dat facturen geprotesteerd worden?

• Beschrijf in je offerte precies wat je levert, wat er niet in de prijs zit en hoe meerwerk aangerekend wordt.
• Laat je offerte tekenen of schriftelijk bevestigen, samen met je algemene voorwaarden. Waarom dat laatste belangrijk is, lees je in moet je je algemene voorwaarden meesturen met je offerte?
• Zet een klachttermijn in je voorwaarden voor je zakelijke klanten.
• Laat meerwerk vooraf per mail goedkeuren, ook als het om een klein bedrag gaat.

Veelgestelde vragen

Hoeveel dagen heeft een klant om een factuur te protesteren?

De wet spreekt van een redelijke termijn, zonder aantal dagen. Tussen ondernemingen kan je in je algemene voorwaarden een klachttermijn afspreken, bijvoorbeeld acht of veertien dagen na ontvangst van de factuur.

Moet een protest schriftelijk gebeuren?

De wet legt geen vorm op, maar wie protesteert, moet het later kunnen bewijzen. Daarom vraag je in je algemene voorwaarden best een schriftelijk en gemotiveerd protest.

Lopen de intresten door tijdens een protest?

Is het protest terecht, dan is dat deel van de factuur niet verschuldigd en lopen er ook geen intresten op. Is het protest onterecht, dan blijven de intresten lopen vanaf de vervaldag. Het onbetwiste deel moet je klant sowieso betalen.

Is een betaalde factuur ook een aanvaarde factuur?

Meestal wel: wie zonder voorbehoud betaalt, toont daarmee dat hij akkoord gaat. Een klant die betaalt maar er uitdrukkelijk bij zegt dat hij de factuur betwist, heeft ze niet zomaar aanvaard.

Wil je dat je klachttermijn, betaaltermijn en intresten juist in je voorwaarden staan? Dan stel ik je algemene voorwaarden op, aan een vaste prijs. Zit je midden in een discussie over een factuur, dan bekijken we je dossier samen in een juridisch uurtje.