Facturen die onbetaald blijven. Het is een groot probleem voor ondernemers in België. Het is niet alleen frustrerend, maar het kan ook een negatieve invloed hebben op je cashflow en bedrijfsresultaten.
Uiteraard hopen we dat je hier nooit mee geconfronteerd zal worden, maar je weet wat ze zeggen … een voorbereid persoon, is er twee waard! In dit artikel vind je dan ook een praktische handleiding voor wat te doen als je klant je factuur niet betaalt.
Stap 1: Stuur een herinnering
De eerste stap bij het aanpakken van een onbetaalde factuur is om herinneringen te sturen naar je klant. Begin met vriendelijke betalingsherinneringen waarin je de klant laat weten dat de factuur nog niet is voldaan. Vermeld duidelijk het factuurnummer, de vervaldatum en het openstaande bedrag.
In België wordt meestal een betalingstermijn van 30 dagen gehanteerd, dit is echter geen verplichting. Je kunt ervoor kiezen om deze in te korten of te verlengen (maar nooit meer dan 60 dagen). Dit moet je dan wel uitdrukkelijk vermelden op je factuur. Indien er geen specifieke termijn wordt vermeld op jouw factuur wordt er uitgegaan van een termijn van 30 dagen, die begint te lopen vanaf het moment dat je klant de factuur heeft ontvangen.
Tip: Hou al je herinneringsbrieven en/of e-mails goed bij. Zo ben je in staat om een dossier samen te stellen dat aantoont dat je de klant meermaals aangemaand hebt tot betaling.
Stap 2: Neem telefonisch contact op
Als herinneringen geen resultaten opleveren, overweeg dan telefonisch contact op te nemen met je klant. Een persoonlijk gesprek kan soms tot een snellere oplossing leiden. Blijf altijd professioneel en beleefd tijdens deze gesprekken en vraag of er eventuele problemen zijn die de betaling hebben vertraagd.
Stap 3: Stuur een aangetekende ingebrekestelling
Indien herinneringen en telefoongesprekken niet tot betaling leiden, kun je overwegen om een aangetekende ingebrekestelling te sturen. In deze officiële brief geef je een laatste termijn voor betaling en waarschuw je dat verdere stappen worden ondernomen als de betaling uitblijft. Dit kan een effectieve manier zijn om druk uit te oefenen.
Tip: In onze huidige digitale samenleving wordt een officiële ingebrekestelling per mail ook aanvaard. Het is dan uitermate belangrijk dat je zowel in je onderwerp als bovenaan je bericht vermeldt dat het gaat om een formele ingebrekestelling. Zorg ook dat je de ontvangst- en leesbevestigingen voor deze e-mail aanzet en bewaar deze zorgvuldig.
Stap 4: Schakel een incassobureau in
Als je klant nog steeds weigert te betalen, kun je overwegen om een professioneel incassobureau in te schakelen. Deze bureaus zijn gespecialiseerd in het innen van onbetaalde facturen en kunnen juridische stappen ondernemen namens jou.
Stap 5: Juridische stappen ondernemen
Als alle andere maatregelen falen, kun je overwegen juridische stappen te ondernemen. Dit omvat het inschakelen van een advocaat om een gerechtelijke procedure te starten.
In de praktijk is het echter belangrijk dat je voor jezelf een kosten-batenanalyse maakt van het probleem vooraleer je overschakelt op een incassobureau of juridische stappen onderneemt. Deze opties zijn immers vaak kostelijk en kosten tijd. Het is immers niet zeker dat je klant, die tot nu toe jouw factuur onbetaald laat, hierna daadwerkelijk zal tussenkomen in je kosten.
Wat zegt de Belgische wetgeving over onbetaalde facturen?
In België is er specifieke wetgeving die betrekking heeft op onbetaalde facturen. Volgens de wet kun je interesten, een schadebeding en invorderingskosten aanrekenen voor onbetaalde facturen. De exacte percentages en voorwaarden kunnen variëren, dus het is raadzaam om hierover juridisch advies in te winnen.
Is je klant een particulier (d.w.z. zonder btw-nummer)? Dan gelden er nog bijkomende strenge regels. Wil je hier meer over weten? Lees dan dit artikel.
Conclusie
Het omgaan met onbetaalde facturen is nooit leuk, maar het is een (helaas regelmatig voorkomende) realiteit van zakendoen. Het is belangrijk om geduldig en professioneel te blijven tijdens dit proces en om de relevante stappen te volgen. Het is ook raadzaam om juridisch advies in te winnen als de situatie complex wordt.
Het allerbelangrijkste is om te leren van deze ervaringen en je factureringsproces te verbeteren om toekomstige betalingsproblemen te minimaliseren. Zorg voor duidelijke betalingsvoorwaarden op je facturen en overweeg het vragen van een voorschot om jezelf te beschermen tegen onbetaalde facturen in de toekomst.
Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen of zit je zelf in deze vervelende situatie en kun je wel wat advies gebruiken? Contacteer ons gerust! De Digitale Jurist staat je graag bij.
