Onbetaalde factuur: wat doe je, stap voor stap?

Kort antwoordBlijft een factuur onbetaald, stuur dan eerst een herinnering, daarna een duidelijke ingebrekestelling met een laatste termijn, en schakel pas dan een gerechtsdeurwaarder of de rechtbank in. Is je klant een onderneming, dan lopen de verwijlintresten en 40 euro vergoeding vanzelf. Is je klant een particulier, dan moet je eerst een gratis herinnering sturen en 14 dagen wachten voor je iets extra mag aanrekenen.

Een onbetaalde factuur is vervelend, maar je staat er niet machteloos tegenover. Hoe je het aanpakt, hangt vooral af van wie je klant is. Tussen ondernemingen geldt de wet van 2 augustus 2002 over betalingsachterstand. Voor een consument gelden sinds 1 september 2023 de strengere regels van Boek XIX van het Wetboek van economisch recht. Hieronder zet ik de stappen op een rij, eerst voor bedrijven, daarna voor particulieren.

Stap 1: is je factuur echt vervallen?

Kijk eerst na wanneer je klant moest betalen. Staat er een betaaltermijn op je factuur of in je algemene voorwaarden, dan geldt die. Tussen ondernemingen mag je hoogstens 60 kalenderdagen afspreken; een langere termijn wordt voor niet geschreven gehouden. Staat er niets, dan heeft een bedrijf 30 kalenderdagen, te rekenen vanaf de dag na ontvangst van je factuur.

Kijk ook even of je factuur zelf klopt: het juiste bedrag, de juiste klant, de afgesproken prijs. Een klant die een fout ontdekt, betaalt vaak helemaal niet in plaats van het deel dat wel klopt. Heeft je klant de factuur al geprotesteerd, lees dan eerst wat je kan doen als een klant je factuur protesteert.

Stap 2: stuur een vriendelijke herinnering

Tegenover een onderneming ben je niet verplicht om een herinnering te sturen: de verwijlintresten en de forfaitaire vergoeding van 40 euro lopen van rechtswege vanaf de dag na de vervaldag. In de praktijk raad ik het wel altijd aan. Vaak is een factuur gewoon tussen de plooien gevallen, en een korte mail lost meer op dan een aangetekende brief.

Vermeld in je herinnering het factuurnummer, de factuurdatum, de vervaldag en het openstaande bedrag, en stuur de factuur opnieuw mee. Bewaar al je herinneringen en de antwoorden van je klant in één map. Komt het later tot een procedure, dan heb je je dossier meteen klaar.

Stap 3: bel je klant

Blijft het stil na je herinnering, neem dan de telefoon. Een gesprek leert je snel of je klant niet wil betalen (dan is er meestal een discussie over je werk) of niet kan betalen (dan helpt een afbetalingsplan). Spreek je iets af, bevestig het daarna altijd per mail: welk bedrag, wanneer, en wat er gebeurt als een termijn niet betaald wordt.

Stap 4: stuur een ingebrekestelling

Een ingebrekestelling is je formele laatste verwittiging. Het Burgerlijk Wetboek omschrijft ze als de handeling waarmee je duidelijk en ondubbelzinnig laat weten dat je de nakoming van de verbintenis eist (artikel 5.231). Een vaste vorm schrijft de wet niet voor. Een aangetekende brief is het veiligst, omdat je dan kan bewijzen dat je hem verstuurd hebt. Een e-mail kan ook, op voorwaarde dat je kan aantonen dat je klant hem kreeg. Zet in dat geval in het onderwerp en bovenaan duidelijk dat het om een ingebrekestelling gaat.

Geef je klant een laatste, redelijke termijn. De wet legt geen aantal dagen op; acht tot vijftien dagen is in de praktijk gebruikelijk. Zo kan een ingebrekestelling aan een bedrijf eruitzien:

Onderwerp: Ingebrekestelling factuur [nummer]

Beste [naam],

Op [datum] bezorgde ik je factuur [nummer] van [bedrag] euro voor [omschrijving van de opdracht], te betalen uiterlijk op [vervaldag]. Ondanks mijn herinnering van [datum] ontving ik nog geen betaling.

Met deze brief stel ik je formeel in gebreke. Ik vraag je het openstaande bedrag van [bedrag] euro te betalen, vermeerderd met de verwijlintresten en de forfaitaire vergoeding van 40 euro volgens de wet van 2 augustus 2002 [of: volgens mijn algemene voorwaarden], uiterlijk op [datum] op rekeningnummer [IBAN] met vermelding van [factuurnummer].

Ontvang ik op die datum geen betaling, dan geef ik het dossier zonder verdere verwittiging door voor invordering. De kosten daarvan komen bovenop het bedrag hierboven.

Met vriendelijke groeten,
[naam, onderneming, ondernemingsnummer]

Hoeveel intresten en welke vergoeding je precies mag vragen, met de rentevoet van dit jaar en een rekenvoorbeeld, lees je in forfaitaire schadevergoeding en verwijlintresten bij onbetaalde facturen.

Stap 5: laat de factuur invorderen

Betaalt je klant ook na de ingebrekestelling niet, dan heb je drie wegen. Maak vooraf even de rekening: hoeveel staat er open, hoeveel gaat de invordering kosten, en is je klant nog solvabel? Een vonnis tegen een bedrijf dat failliet gaat, brengt weinig op.

• Invordering van een onbetwiste schuld via de gerechtsdeurwaarder. Tussen ondernemingen die allebei in de Kruispuntbank van Ondernemingen staan, kan je advocaat een gerechtsdeurwaarder vragen om je klant een aanmaning te betekenen (artikel 1394/20 en volgende van het Gerechtelijk Wetboek). Je klant krijgt een maand om te betalen, een afbetaling te vragen of de schuld te betwisten. Doet hij niets, dan stelt de gerechtsdeurwaarder ten vroegste acht dagen later een proces-verbaal van niet-betwisting op. Dat wordt uitvoerbaar verklaard en werkt dan als een vonnis, zonder dat je naar de rechtbank moet. Intresten en schadebeding mag je zo samen tot hoogstens 10 % van de hoofdsom invorderen. Betwist je klant de schuld, dan stopt deze procedure.
• Een betalingsbevel. Dat is een vereenvoudigde procedure bij de rechter op basis van een geschrift van je klant, zoals een getekende offerte of bestelbon (artikel 1338 en volgende van het Gerechtelijk Wetboek). Je stuurt eerst een aangetekende aanmaning met een termijn van vijftien dagen, en dient daarna een verzoekschrift in. Tussen ondernemingen kan dat bij de ondernemingsrechtbank, ongeacht het bedrag.
• Een gewone procedure via een dagvaarding, als je klant de factuur betwist of als de andere wegen niet mogelijk zijn. Dat duurt langer en kost meer, maar het is de enige weg als er echt discussie is.

Een incassobureau kan je ook inschakelen voor de minnelijke fase. Het maakt druk, maar het kan je klant niet dwingen; daarvoor heb je een uitvoerbare titel nodig.

Algemene voorwaarden laten opstellenEen duidelijke betaaltermijn, intresten en een schadebeding in je voorwaarden maken elke stap hierboven makkelijker. Ik stel je algemene voorwaarden op vanaf €300, je ontwerp krijg je binnen 2 tot 5 werkdagen. Bekijk wat erin staat

Wat als een particuliere klant niet betaalt?

Bij een consument gelden andere regels, en die moet je tot op de letter volgen. Doe je dat niet, dan is je klant van rechtswege vrijgesteld van het hele schadebeding (artikel XIX.15 WER). Dit zijn de stappen:

1. Stuur een eerste herinnering, en die is gratis. Je mag er geen kosten voor aanrekenen. Je stuurt ze op een duurzame drager, dus per brief of per e-mail.
2. Zet de verplichte gegevens in die herinnering (artikel XIX.2, § 3): het openstaande saldo en het schadebeding dat je zal vragen als je klant niet op tijd betaalt, de naam en het ondernemingsnummer van je onderneming, een beschrijving van het product of de dienst met de vervaldatum, en de termijn waarbinnen je klant nog zonder extra kosten kan betalen.
3. Wacht minstens 14 kalenderdagen. Bij een e-mail begint die termijn de dag na verzending, bij een brief op de derde werkdag na verzending. Pas daarna mag je intresten en een schadevergoeding vragen.
4. Blijf binnen de maximumbedragen. Een volgende herinnering kost hoogstens 7,50 euro plus porto. De verwijlintrest en het forfaitaire schadebeding zijn wettelijk begrensd, en je mag ze enkel vragen als ze vooraf uitdrukkelijk zijn afgesproken, bijvoorbeeld in je algemene voorwaarden. De bedragen staan in mijn artikel over de forfaitaire schadevergoeding.

Bewaar het bewijs dat je die eerste herinnering verstuurd hebt. De bewijslast ligt bij jou (artikel XIX.2, § 5). Vraagt je klant de bewijsstukken van de schuld, dan moet je ze hem onverwijld bezorgen, samen met de uitleg hoe hij de schuld kan betwisten (artikel XIX.3).

Betaalt je klant daarna nog niet, dan kan een incassobureau dat bij de FOD Economie ingeschreven is, een advocaat of een gerechtsdeurwaarder de minnelijke invordering overnemen. Die controleert eerst of je de regels hierboven gevolgd hebt, en mag anders geen ingebrekestelling sturen. Zijn eigen kosten mag hij niet aan je klant doorrekenen (artikel XIX.13). Vraagt je klant een afbetalingsplan, dan beslis je daar best snel over: gebeurt dat niet binnen dertig kalenderdagen, dan stoppen de intresten uit je schadebeding met lopen tot je beslist. De procedure via de gerechtsdeurwaarder zonder rechter uit stap 5 kan bij een particulier niet. Blijft betaling uit, dan is de rechter de laatste stap.

Hoe voorkom je onbetaalde facturen?

• Leg je betaaltermijn, intresten en schadebeding vast in je algemene voorwaarden, met een aparte regeling voor consumenten. Je klant moet ze aanvaard hebben vóór de opdracht, daarom stuur je ze mee met je offerte.
• Vraag een voorschot bij een grote opdracht of een nieuwe klant.
• Laat je offerte of bestelbon tekenen. Een getekend geschrift helpt je bij een betalingsbevel, en tegenover een particulier heb je vanaf 3.500 euro een ondertekend geschrift nodig als bewijs (artikel 8.9 BW).
• Factureer snel na de levering, en stuur je herinnering de dag na de vervaldag, niet drie maanden later.

Veelgestelde vragen

Mag ik een ingebrekestelling per e-mail sturen?

Ja, de wet schrijft geen vaste vorm voor. Belangrijk is dat de mail duidelijk zegt dat het om een ingebrekestelling gaat en dat je kan bewijzen dat je klant hem ontvangen heeft. Wil je later een betalingsbevel vragen, dan moet de aanmaning wel aangetekend of via de gerechtsdeurwaarder gebeuren.

Mag ik kosten aanrekenen voor een betalingsherinnering?

Bij een onderneming dekt de forfaitaire vergoeding van 40 euro je invorderingskosten. Bij een consument is de eerste herinnering altijd gratis en kost elke volgende hoogstens 7,50 euro plus porto.

Kan ik een factuur laten invorderen zonder naar de rechtbank te gaan?

Tussen ondernemingen wel, als de schuld niet betwist is: via je advocaat en een gerechtsdeurwaarder, met een aanmaning en daarna een proces-verbaal van niet-betwisting dat als een vonnis werkt. Bij een particulier kan dat niet.

Wat als mijn klant vraagt om in schijven te betalen?

Bij een bedrijf ben je niet verplicht om dat te aanvaarden, maar het is vaak de snelste weg naar je geld. Leg de afspraak schriftelijk vast. Bij een particulier beslis je best binnen dertig kalenderdagen over een gevraagd afbetalingsplan, anders stoppen de intresten uit je schadebeding met lopen.

Wil je dat je betaalafspraken waterdicht in je voorwaarden staan, voor bedrijven en voor particulieren? Dan stel ik je algemene voorwaarden op, aan een vaste prijs. Zit je nu met een concrete onbetaalde factuur, dan bekijken we je dossier samen in een juridisch uurtje.