Stel je voor: Je hebt een product geleverd aan je klant en bezorgt daarvoor een factuur. In plaats van de factuur te betalen, protesteert de klant en geeft aan niet akkoord te zijn, bijvoorbeeld met de aangerekende prijs of omdat het geleverde goed niet voldoet aan de wensen. Jij vindt dat je klant ongelijk heeft want je hebt gewoon gedaan wat er was afgesproken. Dat is een lastige situatie! Wanneer een klant je factuur protesteert, kan dit zorgen voor kopzorgen, discussies, administratieve rompslomp en financiële onzekerheid. Als onderneming is het belangrijk om dan snel en effectief te handelen. In dit artikel bespreken we de stappen die je kunt nemen en de juridische aspecten die je moet overwegen.
Wat is een factuurprotest?
Een factuurprotest is een formele melding van een klant waarin hij aangeeft het niet eens te zijn met een ontvangen factuur. Dit kan verschillende redenen hebben, zoals onenigheid over de geleverde diensten of producten, de prijs, of fouten in de factuur.
Wat zijn de juridische gronden van een factuurprotest?
Het protesteren van een factuur wordt niet uitdrukkelijk geregeld in het Belgische recht. Er wordt algemeen van uitgegaan dat een factuur binnen een “redelijke” doch “korte” termijn moet worden geprotesteerd. Dit is, volgens heel wat rechtspraak, de termijn die nodig is, gelet op aard van de overeenkomst en de complexiteit van de factuur, om de factuur concreet te protesteren. Deze termijn wordt dus steeds zaak per zaak bepaald.
Toch kun je voorzien in specifieke richtlijnen waaraan een factuurprotest moet voldoen, met name als je klant ook een onderneming is. Deze regels moeten dan wel uitdrukkelijk worden vastgelegd in je algemene voorwaarden of in het contract tussen jou en je klant. Zo kun je bepalen dat de klant binnen een redelijke termijn, bijvoorbeeld 8 dagen, schriftelijk bezwaar moet maken en dat het bezwaar duidelijk en gemotiveerd moet zijn, met een beschrijving van de redenen van het protest. Doet hij dit niet binnen die termijn? Dan wordt hij geacht de factuur te aanvaarden (en dus te moeten betalen).
Als je klant een consument (particulier) is, ligt dit moeilijker. Het is niet zo omdat een particulier je factuur niet expliciet protesteert (binnen een bepaalde termijn), dat hij deze automatisch accepteert. “Zwijgen is toestemmen” geldt, in tegenstelling tot bij klant-ondernemingen, niet. Een consument kan in theorie eender wanneer protesteren. Het is aan jou om te bewijzen dat je klant-consument de factuur daadwerkelijk heeft aanvaard en dat er een overeenkomst bestaat tussen jou en je klant over hetgeen waar de factuur betrekking op heeft.
“Omstandig zwijgen is toestemmen”, geldt dan weer wel. In sommige gevallen kan het stilzwijgen van je klant-consument toch als aanvaarding worden gezien. Bijvoorbeeld als je klant noch reageert na ontvangst van de factuur noch na meerdere betalingsherinneringen, en de geleverde goederen in gebruik heeft genomen zonder hierover enig voorbehoud te maken (bijvoorbeeld door te laten weten dat er iets mis is). In dat geval kan de stilzwijgende houding van je klant als aanvaarding van de factuur kunnen gelden.
Wat kun je doen als je factuur wordt geprotesteerd?
- Controleer de geldigheid van het protest door ondernemingen
- Verifieer of het protest binnen de gestelde termijn is ontvangen.
- Controleer of de reden van het protest duidelijk en gedetailleerd is.
- Communiceer met je klant
- Neem contact op met de klant om de reden van het protest te bespreken.
- Probeer een oplossing te vinden door middel van dialoog. Dit kan vaak escalatie en juridische kosten voorkomen.
- Interne controle
- Bekijk intern of er mogelijk fouten zijn gemaakt in de facturatie of levering.
- Corrigeer eventuele fouten en informeer de klant hierover.
- Documentatie
- Houd alle communicatie en documentatie bij. Vermijd telefonische communicatie over het probleem, of zet, na het telefoongesprek, alles nog eens duidelijk op mail ter bevestiging. Dit kan van cruciaal belang zijn als het geschil escaleert.
- Onderhandeling en bemiddeling
- Als directe communicatie niet leidt tot een oplossing, overweeg dan bemiddeling. Een onafhankelijke derde partij kan helpen bij het vinden van een compromis.
- Juridische stappen
- Ben je het niet eens met je klant en komen jullie er onderling niet uit? Overweeg dan om een gerechtelijke procedure op te starten voor de invordering van de schuld. Hou hierbij uiteraard rekening met de kosten die een juridische procedure met zich meebrengt.
Hoe kun je geprotesteerde facturen voorkomen?
Om toekomstige factuurprotesten zoveel mogelijk te voorkomen, kun je de volgende stappen nemen:
- Duidelijke algemene voorwaarden: Zorg ervoor dat je algemene voorwaarden duidelijk en gedetailleerd zijn.
- Getekende overeenkomsten en offertes: Zorg ervoor dat je offertes en contracten steeds helder en evenwichtig zijn, en zorg voor een handtekening.
- Transparante facturatie: Maak gedetailleerde en correcte facturen.
- Goede klantrelaties: Onderhoud een goede relatie met je klanten, zodat eventuele problemen steeds snel en efficiënt kunnen worden opgelost.
Geprotesteerde facturen: Voorkomen is beter dan genezen!
Een geprotesteerde factuur hoeft niet noodzakelijk te leiden tot langdurige discussies of financiële verliezen. Door snel te handelen, je flexibel op te stellen en goed te communiceren kun je op een efficiënte manier omgaan met factuurprotesten. Als het echt niet mogelijk is om tot een akkoord te komen met je klant, kun je juridische stappen ondernemen. Vergeet niet dat preventieve maatregelen, zoals duidelijke algemene voorwaarden, getekende contracten en transparante facturatie, de kans op toekomstige problemen aanzienlijk kunnen verkleinen!
Wil je meer weten over wat te doen bij geprotesteerde facturen of zoek je een goede juridische partner om je algemene voorwaarden te laten opstellen? Neem contact met ons op. We staan je graag bij!
