Wat moet je als ondernemer doen als een particuliere klant niet betaalt? De ultieme gids!

Voor Belgische ondernemers is het omgaan met onbetaalde facturen van particuliere klanten een delicate kwestie. Juridisch correct handelen is essentieel om je rechten als verkoper te beschermen zonder de consumentenrechten te schenden. In deze blog zorgen we voor een helder overzicht van de acties die je kunt ondernemen wanneer je particuliere klant niet betaalt. 

Gaat het om een onderneming of klant met btw-nummer, die je factuur niet betaalt? Lees dan dit artikel!

Hoe moet ik een eerste herinnering sturen aan mijn klant?

In België ben je als ondernemer vanaf 1 september 2023, verplicht om je particuliere klant een eerste gratis betalingsherinnering te sturen vooraleer je bijkomende kosten (schadevergoeding en/of vertragingsintrest) mag aanrekenen. Je mag de klant voor deze herinnering dus geen kosten aanrekenen. De eerste herinnering mag zowel per e-mail als per brief worden verzonden. Zodra je klant de eerste herinnering ontvangt, begint er een nieuwe termijn te lopen van veertien dagen waarbinnen de klant de achterstallige betaling moet doen. Voor herinneringen per e-mail begint die termijn te lopen de dag na verzending van de e-mail. Voor herinneringen per brief begint de termijn te lopen op de derde dag na de dag van verzending.  

De Belgische wet stelt ook een aantal voorwaarden voor de inhoud van je herinnering. Zo moet deze zeker volgende elementen bevatten: 

• Het verschuldigde saldo en het bedrag van een eventueel schadebeding dat zal worden aangerekend indien de klant niet betaalt binnen de termijn van veertien dagen. 
• Alle identiteitsgegevens van je onderneming zoals de ondernemings- en eventuele commerciële naam, je ondernemingsnummer, adresgegevens etc. 
• Een beschrijving van het product dat de klant heeft besteld, ontvangen en niet heeft betaald, alsook de datum waarop de klant in eerste instantie had moeten betalen. 
• Je moet de klant laten weten dat hij veertien dagen de tijd heeft om zijn schulden te betalen en dat er na die termijn eventuele interesten en kosten kunnen worden aangerekend. 
• De datum waarop de termijn van veertien dagen waarbinnen de klant moet betalen, verloopt. 

Belangrijk: Wanneer je je eerste herinnering per e-mail verzendt, stel dan zeker ontvangstbevestigingen in en verstuur herinneringen per brief steeds aangetekend! Hou alle communicatie, brieven, e-mails en andere documenten m.b.t. de eerste herinnering goed bij. Zo kun je als ondernemer aantonen dat je al het nodige hebt gedaan. Jij moet als ondernemer immers kunnen bewijzen dat je de eerste herinnering daadwerkelijk verstuurd hebt. Als je dat niet kunt aantonen, mag je later geen kosten en interesten aanrekenen! 

Welke informatie moet ik bezorgen aan mijn klant?

Je bent als ondernemer verplicht om, wanneer de klant het vraagt, onmiddelijk alle documenten te bezorgen die bewijzen dat er effectief sprake is van een achterstallige betaling uit hoofde van de klant. 

Daarnaast moet je de klant ook duidelijk alle informatie en stappen bezorgen over hoe hij de schuld kan betwisten. 

Mag ik interesten en kosten aanrekenen als mijn klant niet betaalt? 

Wanneer je klant veertien dagen na de eerste herinnering nog steeds niet heeft betaald, mag je kosten en interesten aanrekenen. Ook hier stelt de Belgische wet echter voorwaarden en grenzen voor de bedragen die mogen worden aangerekend. 

Ten eerste mag je verwijlintresten aanrekenen. Dit zijn interesten die dienen als vergoeding voor de laattijdigheid van betaling. In België wordt voor de berekening van de verwijlintresten meestal een jaarlijkse referentie-intrestvoet gebruikt die door de Europese Centrale Bank wordt vastgesteld plus een vast aantal procentpunten. De precieze voorwaarden en tarieven kunnen worden vastgelegd in de algemene voorwaarden van een contract of kunnen volgen uit de wet. 

De verwijlintresten worden berekend op het bedrag dat de klant nog moet betalen. 

Voor de tweede helft van september 2023 mag je maximum 12% aanrekenen. 

Tip: Ben je een KMO? Dan kun je ervoor kiezen om de interesten aan te rekenen vanaf de dag na verzending van je eerste herinnering per e-mail of drie dagen na de verzending van je herinnering per brief! Ben je geen KMO? Dan mag je de interesten pas laten lopen na afloop van de termijn van 14 dagen na de eerste herinnering, zoals hierboven bepaald. 

Daarnaast mag je nog een forfaitaire schadevergoeding aanrekenen. Deze schadevergoeding dient dan om alle kosten te vergoeden die jij als ondernemer moest maken, om de invordering van de schuld mogelijk te maken. De Belgische wetgever stelt ook hier grenzen voor het bedrag van de schadevergoeding:

• Maximaal 20 euro als het verschuldigde bedrag lager dan of gelijk is aan 150 euro.
• Maximaal 30 euro vermeerderd met 10 % van het verschuldigde bedrag op de schijf tussen 150, 01 en 500 euro als het verschuldigde bedrag tussen 150, 01 en 500 euro is.
• Maximaal 65 euro vermeerderd met 5 % van het verschuldigde bedrag op de schijf boven 500 euro met een maximum van 2000 euro als het verschuldigde saldo hoger dan 500 euro is.

Belangrijk! De interesten en schadevergoeding mogen enkel aangerekend worden voor zover je deze vooraf uitdrukkelijk had vastgelegd. Het is dus van cruciaal belang om dit steeds in je algemene voorwaarden en/of overeenkomst te voorzien! 

Hoe kan ik overgaan tot invordering van mijn geld? 

Als betaling nog steeds uitblijft, kun je als ondernemer overgaan tot minnelijke invordering van het verschuldigde bedrag, inclusief de eventueel aangerekende interesten en schadevergoeding.

Wat is minnelijke invordering?

Minnelijke invordering verwijst naar het proces waarbij een schuldeiser probeert om een schuld te innen zonder tussenkomst van de rechtbank. De Belgische wetgever heeft ook hier gezorgd voor een zeer uitgebreide bescherming van de consument. Als ondernemer moet je dus rekening houden met heel wat regeltjes en stappen. Je kunt hiervoor best beroep doen op een incassobureau, gespecialiseerd advocaat of gerechtsdeurwaarder. Zij zijn hierin gespecialiseerd en kennen de procedure. 

Je moet overgaan tot een formele ingebrekestelling

De volgende stap is een formele ingebrekestelling. Deze wordt dan in principe opgesteld door het ingeschakelde incassobureau, de gespecialiseerde advocaat of gerechtsdeurwaarder, en aan de klant verstuurd. De wet legt een zorgplicht op aan deze instanties. Zij zijn wettelijk verplicht om voorafgaand te controleren of je de verplichtingen in verband met de herinneringen en schadebedingen hebt nageleefd. Indien ze vaststellen dat hieraan niet is voldaan, mogen ze niet overgaan tot de formele ingebrekestelling en kun je dus geen gebruik maken van hun diensten.

De ingebrekestelling moet je klant duidelijk informeren over de schuldvordering en de verplichting tot betalen. De formele ingebrekestelling kan per e-mail of brief en moet volgende elementen bevatten:

• De identiteit, het ondernemingsnummer, het adres, het telefoonnummer, de hoedanigheid en het eventuele e-mailadres van de onderneming die schuldeiser is.
• De naam of de benaming, het adres, het ondernemingsnummer en de contactgegevens van de onderneming die tot minnelijke invordering overgaat (het incassobureau, advocaat of gerechtsdeurwaarder die je inschakelt). 
• De gegevens van het bevoegd toezichthoudend bestuur bij de FOD Economie. 
• Een beschrijving van het product dat de klant heeft besteld, ontvangen en niet heeft betaald, alsook de datum waarop de klant in eerste instantie had moeten betalen.
• Een precieze en gedetailleerde beschrijving van de bedragen die worden gevraagd, m.n. de kostprijs van het product, de verwijlintresten en schadevergoeding. 
• De volgende tekst, in een afzonderlijke alinea, in het vet gedrukt en in een ander lettertype, ingeval de invordering gebeurt door een advocaat, een ministerieel ambtenaar of een gerechtelijke mandataris:  “Deze brief betreft GEEN dagvaarding voor de rechtbank of beslag. Het gaat niet om een procedure van gerechtelijke invordering.”
• De vermelding dat de klant, op zijn verzoek, alle stukken ter verantwoording van de schuld kan verkrijgen.
• De vermelding van de procedure die je klant kan volgen als hij de schuld zou willen betwisten. 
• De vermelding dat er, bij gebrek aan een reactie binnen de termijn van 14 dagen te rekenen vanaf de dag na ontvangst (bij e-mail) /drie dagen na ontvangst (bij brief) van de formele ingebrekestelling, kan worden overgegaan tot andere maatregelen van minnelijke invordering.
• De vermelding dat je klant mag vragen om betalingsfaciliteiten, indien hij het verschuldigde bedrag niet in één keer kan betalen.

Mijn klant vraagt om een afbetalingsregeling

Een betalingsregeling kan uitkomst bieden wanneer de klant tijdelijke financiële problemen heeft. Je neemt hierover best een beslissing binnen dertig dagen nadat je klant je hierom heeft gevraagd. Doe je dit niet, dan stoppen de interesten met lopen tot je een beslissing hebt genomen. 

Wanneer je als ondernemer beslist om een betalingsregeling te aanvaarden, is het belangrijk om een dergelijke regeling schriftelijk vast te leggen. Daarnaast ben je verplicht om de klant één keer per jaar een overzicht van de reeds betaalde bedragen en nog te betalen bedragen te bezorgen, zolang de schuld loopt. Als de schuld volledig afbetaald is, moet je de klant hier per direct van op de hoogte stellen. 

Kan ik gerechtelijke stappen ondernemen als mijn klant niet betaalt?

Heb je alle hierboven beschreven stappen doorlopen en heeft je klant nog steeds niet betaald? Dan kun je overgaan tot het opstarten van een gerechtelijke procedure. 

De gerechtsdeurwaarder of advocaat die je inschakelde voor de minnelijke invordering, kan de klant dagvaarden voor de ondernemingsrechtbank. 

In de praktijk is het echter belangrijk dat je voor jezelf een kosten-batenanalyse maakt van het probleem vooraleer je overgaat tot een gerechtelijke procedure. Deze opties zijn immers vaak kostelijk en kosten in de regel veel tijd. 

Wat zijn de sancties als een ondernemer de regels niet volgt bij het invorderen van een schuld bij een particulier?

Het is als ondernemer cruciaal dat je alle regels tot op de letter volgt wanneer je een achterstallige betaling probeert te komen van een klant. Wanneer je dit niet doet, loop je het risico op verschillende sancties. 

Zo kunnen er burgerlijke sancties opgelegd worden. Als je de regels m.b.t. de eerste kosteloze herinnering met een wachttermijn van minimaal 14 kalenderdagen, en de opgelegde grenzen van de schadevergoeding en interesten niet in acht neemt, is je particuliere klant van rechtswege vrijgesteld van betaling. 

De rechter kan ook bevelen dat elke betaling die werd verkregen van je particuliere klant, op een manier die in strijd is met de wettelijke regels, wordt beschouwd als een geldige betaling door je particuliere klant, en moet worden terugbetaald aan de particuliere klant. 

Daarnaast zijn er ook strafrechtelijke sancties mogelijk wanneer je de regels niet volgt. Het is dus in je absolute eigenbelang dat je de wetgeving hieromtrent goed naleest en volgt. 

Voorkomen is beter dan genezen

Preventie is cruciaal. Heldere betalingsvoorwaarden die duidelijk zijn opgenomen in je algemene voorwaarden, correcte facturatie en een proactief debiteurenbeleid kunnen toekomstige problemen voorkomen. 

Conclusie:

Achterstallige betalingen kunnen je als ondernemer heel wat hoofdpijn bezorgen, maar met een goede aanpak, die voldoet aan de wettelijke vereisten, bescherm je zowel je bedrijf als de relatie met je klanten. 

Heb je hulp nodig bij het opstellen van juridisch correcte algemene voorwaarden, een eerste aanmaning of ander advies? Neem contact met ons op. De Digitale Jurist is de partner voor jou!