Sinds 1 januari 2026 is de manier waarop Belgische ondernemingen elkaar facturen en creditnota’s bezorgen, ingrijpend veranderd. De wetgever voerde immers een verplichting tot gestructureerde elektronische facturatie in voor transacties tussen ondernemingen (B2B). Klassieke papieren facturen of pdf’s die per e-mail worden verstuurd, volstaan niet meer.
De standaard die hiervoor werd opgelegd, is Peppol. Veel ondernemers hebben de term al gehoord, maar weten niet precies wat de verplichting inhoudt en waar de grenzen liggen. In dit artikel leggen we je dit stap voor stap uit, met aandacht voor wat wel verplicht is en wat niet.
Wat is Peppol precies?
Peppol is een gestandaardiseerd en beveiligd netwerk dat toelaat om elektronische documenten, zoals facturen en creditnota’s, rechtstreeks en automatisch uit te wisselen tussen ondernemingen.
Het is belangrijk om te begrijpen dat Peppol zelf geen software is. Het is ook geen boekhoudprogramma of facturatietool. Peppol is de infrastructuur waarlangs gestructureerde elektronische facturen worden verzonden en ontvangen. Ondernemers gebruiken Peppol altijd via hun bestaande facturatie- of boekhoudsoftware, op voorwaarde dat die software Peppol ondersteunt of gekoppeld is aan een Peppol access point.
Wat is verplicht vanaf 1 januari 2026?
Vanaf 1 januari 2026 wordt het gebruik van Peppol verplicht voor:
- alle B2B-facturen, en
- alle B2B-creditnota’s
tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen.
Dit betekent concreet dat ondernemingen onderling geen geldige facturen of creditnota’s meer kunnen uitwisselen via:
- papieren documenten, of
- pdf’s die per e-mail worden verstuurd.
De documenten moeten voortaan:
- elektronisch zijn,
- gestructureerd zijn (dus geen “leesbare pdf”),
- en worden verzonden via Peppol of een gelijkwaardig erkend netwerk.
Deze verplichting kadert in de Belgische uitvoering van Europese btw-maatregelen en staat onder toezicht van FOD Financiën, in lijn met de evoluties binnen de Europese Unie.
Voor welke documenten geldt de Peppol-verplichting niet?
Hoewel de verplichting verregaand is, geldt ze niet voor alle commerciële documenten. Dat onderscheid is belangrijk.
- Offertes
Voor offertes geldt geen Peppol-verplichting. Offertes maken geen deel uit van de wettelijke facturatieverplichtingen en vallen dus buiten het toepassingsgebied.
Ook na 1 januari 2026 mogen offertes:
- als pdf worden opgesteld,
- per e-mail worden verstuurd,
- digitaal worden ondertekend,
- of via een klantportaal worden bezorgd.
- B2C-facturen
Voor facturen aan particulieren (B2C) geldt de Peppol-verplichting nog niet. Dat betekent dat ondernemingen hun consumenten nog steeds een papieren factuur mogen geven of een pdf per e-mail mogen bezorgen.
Op dit moment bestaat er geen algemene verplichting om B2C-facturen via Peppol te versturen. Uiteraard kan dit in de toekomst veranderen, maar vandaag is het nog niet het geval.
Waarom voert de wetgever deze verplichting in?
De verplichting tot elektronische B2B-facturatie heeft meerdere doelstellingen. De overheid wil onder meer btw-fraude efficiënter opsporen, administratieve processen automatiseren, fouten in facturatie verminderen en snellere verwerking en betaling mogelijk maken.
Voor ondernemingen betekent dit in theorie een efficiëntere administratie, maar alleen wanneer de overstap correct werd voorbereid.
Peppol maakt je factuur technisch correct, niet juridisch sluitend
Een belangrijk aandachtspunt is dat Peppol enkel instaat voor de technische structuur en verzending van de factuur. Peppol controleert niet of de inhoud juridisch optimaal is.
Dat betekent dat Peppol je niet beschermt tegen:
- onduidelijke betalingstermijnen,
- ontbrekende interest- of schadebedingen,
- foutieve of onvolledige verwijzingen naar algemene voorwaarden,
- of zwakke formuleringen bij betwisting.
Een factuur kan dus perfect Peppol-conform zijn, maar juridisch toch problematisch.
Creditnota’s vallen ook onder de verplichting
Vaak vergeten ondernemers dat de verplichting zich niet beperkt tot facturen. Ook B2B-creditnota’s moeten vanaf 1 januari 2026:
- gestructureerd worden opgesteld,
- en via Peppol worden verzonden.
Een creditnota in pdf-vorm volstaat dan niet meer.
Wat zijn de gevolgen als je Peppol niet gebruikt?
Het niet naleven van de Peppol-verplichting is geen louter administratief detail.
Een B2B-factuur of creditnota die niet via Peppol wordt verstuurd, kan door de fiscus worden beschouwd als niet-conform. Dat kan leiden tot administratieve sancties, waaronder geldboetes opgelegd door FOD Financiën. Het gaat over €1.500 voor een eerste overtreding, €3.000 voor een tweede, en €5.000 per kwartaal voor elke volgende overtreding.
Er geldt wel een tolerantieperiode, maar alleen wie kan aantonen dat de vertraging buiten zijn wil lag, kan zich hierop beroepen.
Naast stevige boetes, bestaat ook het risico dat je factuur wordt geweigerd door de ontvanger, wat dan weer gevolgen kan hebben voor betalingstermijnen en invordering.
Conclusie
De invoering van Peppol sinds 1 januari 2026 betekent een fundamentele wijziging in de manier waarop Belgische ondernemingen onderling facturen en creditnota’s uitwisselen. Voor B2B-transacties is gestructureerde elektronische facturatie geen keuze meer, maar een wettelijke verplichting. Offertes en B2C-facturen blijven voorlopig buiten het toepassingsgebied, maar voor facturen en creditnota’s tussen btw-plichtige ondernemingen is de overgang definitief.
Wie Peppol niet correct toepast, loopt niet alleen het risico op administratieve boetes, maar ook op praktische problemen zoals geweigerde facturen en vertraagde betalingen. Tegelijk volstaat het niet om enkel technisch in orde te zijn: een Peppol-factuur moet ook juridisch correct en doordacht worden opgesteld.
Bij de Digitale Jurist helpen we je graag met het opstellen of controleren van al je documenten, zodat je veilig en professioneel kan ondernemen. Neem contact met ons op. We staan je graag bij!
