Vanaf 1 januari 2026 worden Belgische ondernemingen verplicht om elektronische facturen uit te wisselen via het Peppol-netwerk. Maar wat is Peppol precies? En wat verandert er concreet voor jou als ondernemer? In dit artikel leggen we uit wat Peppol is, waarom het belangrijk is en hoe je je best voorbereidt op deze nieuwe verplichting.
Wat betekent Peppol?
Peppol staat voor “Pan-European Public Procurement OnLine”. Het is een beveiligd en gestandaardiseerd netwerk waarmee bedrijven en overheden elektronische documenten, zoals facturen, op een betrouwbare manier kunnen uitwisselen. Peppol is geen software, maar een protocol dat ervoor zorgt dat facturen altijd in een uniform formaat worden verzonden en ontvangen, ongeacht welk boekhoudpakket je gebruikt.
Wat houdt de verplichting vanaf 1 januari 2026 in?
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle Belgische ondernemingen die BTW-plichtig zijn bij B2B-transacties (d.w.z. btw-plichtige bedrijven die facturen sturen naar of ontvangen van andere btw-plichtige bedrijven) gebruikmaken van gestructureerde elektronische facturen die via Peppol verzonden en ontvangen worden. Pdf-facturen of gescande documenten voldoen dan niet langer aan de wettelijke vereisten en zijn dus niet meer geldig.
Concreet betekent dit dat je:
- – enkel nog elektronische facturen mag verzenden in een vastgelegd, gestructureerd formaat;
- – een Peppol-koppeling nodig hebt via je boekhoudsoftware of een aparte access point-provider;
- – moet kunnen aantonen dat je facturen correct ontvangt en verwerkt via het netwerk.
Moeten kleine zelfstandigen en KMO’s ook werken via Peppol?
Ja. Ook kleine ondernemingen die BTW-plichtig zijn, vallen momenteel vanaf 1 januari 2026 onder de verplichting. Je doet er dus goed aan om je nu al voor te bereiden:
- – Informeer je over je boekhoudsoftware: ondersteunt die Peppol?
- – Bespreek met je accountant of boekhouder hoe de overstap vlot kan verlopen.
- – Laat je algemene voorwaarden nakijken of herwerken in functie van e-invoicing en digitale communicatieverplichtingen.
De overstap naar verplichte e-invoicing raakt niet alleen je IT-structuur, maar ook je contractuele afspraken. Denk aan:
- – het aanpassen van de aanvaardingstermijnen,
- – het vastleggen van een geldig verzendings- of ontvangstmoment,
- – of het juridisch afdwingen van digitale communicatie via Peppol.
Laat je dus tijdig bijstaan door een jurist die niet alleen je algemene voorwaarden up-to-date brengt, maar ook meedenkt over een praktisch en rechtsgeldig kader voor je onderneming.
Klaar voor Peppol? We staan je bij!
Bij de Digitale Jurist volgen we de invoering van Peppol op de voet. We helpen je niet alleen bij het aanpassen van al je juridische documenten, maar bieden ook helder advies op maat van jouw onderneming. Zo ben je perfect voorbereid op de wetgeving van morgen!
Wil je je algemene voorwaarden laten aanpassen of zoek je een goede juridische partner? Neem contact met ons op. We staan je graag bij!
