Kort antwoordPeppol is het netwerk waarlangs Belgische btw-plichtige ondernemingen sinds 1 januari 2026 hun facturen en creditnota’s aan elkaar moeten sturen, als gestructureerde elektronische factuur. Een pdf per e-mail volstaat tussen bedrijven niet meer. Werk je enkel voor particulieren, dan moet je je eigen facturen niet via Peppol sturen, maar moet je de Peppol-facturen van je leveranciers wel kunnen ontvangen.
Sinds 1 januari 2026 is de manier waarop bedrijven elkaar factureren grondig veranderd. De wet van 6 februari 2024 verplicht btw-plichtige ondernemingen om onderling met gestructureerde elektronische facturen te werken. In de praktijk loopt dat via Peppol. Hieronder lees je wat Peppol is, voor wie de verplichting geldt, welke boetes er zijn en waarom een factuur die technisch perfect is, juridisch toch kan tekortschieten.
Wat is Peppol?
Peppol is een beveiligd netwerk om elektronische documenten zoals facturen en creditnota’s tussen bedrijven uit te wisselen. Je kan het vergelijken met een telecomnetwerk: je facturatie- of boekhoudsoftware maakt verbinding met het netwerk, en de software van je klant ook. De factuur gaat dan rechtstreeks van jouw software naar die van je klant, in een vast formaat dat zijn boekhouding automatisch kan inlezen.
Peppol is dus geen programma dat je apart moet kopen. Je hebt software nodig die met het Peppol-netwerk verbonden is. Veel boekhoud- en facturatiepakketten doen dat vandaag standaard, en de overheid houdt een lijst met softwareoplossingen bij, ook goedkope of deels gratis.
Een gestructureerde elektronische factuur is iets anders dan een pdf. Een pdf is een afbeelding van een factuur die een mens leest. Een gestructureerde factuur is een gegevensbestand (meestal in het formaat UBL) dat software leest. Een pdf per e-mail is tussen Belgische btw-plichtigen dus geen geldige factuur meer.
Voor wie geldt de Peppol-verplichting?
Heb je een actief btw-nummer, dan geldt de verplichting in principe ook voor jou. Ook als je de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen toepast (jaaromzet tot 25.000 euro), val je eronder. De FOD Financiën benadrukte dat in april 2026 nog eens uitdrukkelijk.
Er zijn maar een paar uitzonderingen (efactuur.belgium.be, voor wie wordt e-facturatie verplicht):
- Ondernemingen die enkel door artikel 44 van het Btw-wetboek vrijgestelde handelingen verrichten, zoals sommige medische of sociale activiteiten, moeten geen Peppol-facturen versturen en ook niet kunnen ontvangen.
- Ondernemingen die niet in België gevestigd zijn en hier geen vaste inrichting hebben, vallen er niet onder, ook als ze een Belgisch btw-nummer hebben.
- Gefailleerde ondernemingen en ondernemingen onder de forfaitaire btw-regeling moeten geen Peppol-facturen versturen.
| Klant | Hoe factureer je sinds 1 januari 2026? |
|---|---|
| Belgische btw-plichtige onderneming (B2B) | Verplicht een gestructureerde elektronische factuur via Peppol. Pdf of papier is niet toegestaan. |
| Overheid (B2G) | Verplicht elektronisch via Peppol, sinds 1 maart 2024, in de regel vanaf 3.000 euro excl. btw. |
| Particulier (B2C) of buitenlandse klant | Papier of pdf blijft toegestaan. Peppol mag, als je klant akkoord is. |
Werk je enkel voor particulieren? Dan stuur je je eigen facturen gewoon zoals vroeger. Maar je leveranciers zijn wel verplicht om jou via Peppol te factureren, dus je moet die facturen kunnen ontvangen. Ook voor jou is een Peppol-aansluiting dus nodig.
Welke documenten gaan via Peppol?
- Facturen aan Belgische btw-plichtige klanten.
- Creditnota’s en debetnota’s. Elk document dat een Peppol-factuur wijzigt en ernaar verwijst, geldt zelf als gestructureerde elektronische factuur (artikel 53, § 2bis Btw-wetboek). Je stuurt het in hetzelfde formaat als de oorspronkelijke factuur.
- Bijlagen bij een factuur, zoals een werkbon of een prestatieoverzicht. Die horen juridisch bij de factuur en gaan via hetzelfde kanaal mee, niet apart per e-mail.
Een offerte is geen factuur en valt niet onder de verplichting. Die mag je als pdf blijven versturen of digitaal laten ondertekenen. Wil je naast de Peppol-factuur ook nog een pdf sturen omdat je klant dat gewoon is, dan mag dat. De Peppol-factuur is wel de enige die wettelijk telt.
Wat als je klant of leverancier nog niet klaar is?
Kan je klant om technische redenen geen Peppol-factuur ontvangen, dan mag je hem op een andere manier factureren, op papier of als pdf. Die factuur is geldig, maar je klant loopt dan zelf het risico op een boete: hij is verplicht om Peppol-facturen te kunnen ontvangen. Je mag op je factuur een zin zetten die hem vraagt om zich in orde te stellen. Is hij later wel aangesloten, dan moet je de oude facturen niet opnieuw via Peppol versturen.
Omgekeerd, factureert je leverancier je nog met een pdf, dan mag je die factuur in principe weigeren. Zakelijk is dat niet altijd handig. Ik raad je aan om je leverancier te vragen om zich in orde te stellen, en die vraag bij te houden in je mailbox, zodat je kan tonen dat je het gevraagd hebt.
Welke boetes riskeer je?
De algemene tolerantieperiode van de FOD Financiën liep tijdens de eerste drie maanden van 2026 en is afgelopen. Enkel voor self-billing (de klant maakt de factuur op in naam van de leverancier) gold nog een tolerantie tot 30 juni 2026.
Wie niet over de technische middelen beschikt om Peppol-facturen te versturen en te ontvangen, riskeert sinds een koninklijk besluit van 8 juli 2025 deze geldboetes:
| Overtreding | Boete |
|---|---|
| Eerste overtreding | 1.500 euro |
| Tweede overtreding | 3.000 euro |
| Volgende overtredingen | 5.000 euro |
Een overtreding telt pas als tweede of volgende als ze minstens drie maanden na de vorige werd vastgesteld. Daarnaast blijven de gewone btw-boetes gelden voor een factuur die niet werd uitgereikt, te laat werd uitgereikt of verplichte vermeldingen mist. En je klant heeft een correcte factuur nodig om zijn btw af te trekken, dus ook commercieel heb je er alle belang bij.
Peppol maakt je factuur technisch correct, niet juridisch sluitend
Peppol controleert of je factuur het juiste formaat heeft en bij de juiste ontvanger aankomt. Of de inhoud je beschermt als je klant niet betaalt, kijkt het niet na. Een Peppol-factuur kan perfect in orde zijn en je toch niets opleveren als:
- je betaaltermijn nergens afgesproken is;
- er geen verwijlintresten of schadebeding in je voorwaarden staan;
- je algemene voorwaarden pas met de factuur meekomen, en dus te laat;
- je geen klachttermijn hebt, zodat je klant maanden later nog kan protesteren.
Dat laatste punt over je voorwaarden is belangrijk. Algemene voorwaarden die je als bijlage bij een Peppol-factuur meestuurt, zijn op dat moment niet aanvaard: je klant moet ze kennen vóór hij de opdracht geeft. Daarom horen ze bij je offerte. Meer daarover in Moet je je algemene voorwaarden meesturen met je offerte? Welke intresten en vergoedingen je mag vragen, lees je in mijn artikel over verwijlintresten en de forfaitaire schadevergoeding.
Algemene voorwaarden laten opstellenJe facturen zijn in orde voor Peppol, maar staan je betaaltermijn, intresten en klachttermijn ook juist in je voorwaarden? Ik stel je algemene voorwaarden op vanaf €300, je ontwerp krijg je binnen 2 tot 5 werkdagen. Bekijk wat erin staat
Wat komt er na Peppol?
De volgende stap heet e-reporting: de gegevens van je facturen gaan dan ook automatisch naar de overheid. Volgens de FOD Financiën staat dat in het federale regeerakkoord met 2028 als timing, maar het moet nog in een wet worden omgezet. Het zou de jaarlijkse klantenlisting vervangen. Voor facturen naar andere EU-landen komt een gelijkaardige rapportering ten laatste op 1 juli 2030.
Voor de kosten van de overstap zijn er twee fiscale steunmaatregelen voor kmo’s en zelfstandigen: een verhoogde investeringsaftrek van 20 % voor digitale investeringen, en een kostenaftrek van 120 % voor abonnementen op facturatiesoftware in de belastbare tijdperken 2024 tot en met 2027. Vraag je accountant of ze voor jou gelden.
Veelgestelde vragen
Is een pdf-factuur aan een bedrijf nog geldig?
Tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen niet meer sinds 1 januari 2026: de gestructureerde elektronische factuur via Peppol is dan de enige wettelijke factuur. Enkel als je klant technisch geen Peppol-factuur kan ontvangen, mag je terugvallen op papier of een pdf. Aan particulieren mag je wel nog een pdf sturen.
Moet ik Peppol gebruiken als ik de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen toepas?
Ja. Ook als je jaaromzet onder 25.000 euro blijft en je geen btw aanrekent, val je in principe onder de verplichting. Enkel wie geen enkele factuur uitreikt aan of ontvangt van Belgische btw-plichtigen, valt erbuiten.
Moet ik mijn klanten om hun Peppol-ID vragen?
Nee. In België wordt elke onderneming op Peppol geregistreerd met minstens haar ondernemingsnummer, en je software vindt je klant op basis daarvan. Wil je zelf nakijken of een klant facturen via Peppol kan ontvangen, dan zoek je hem op naam of ondernemingsnummer op in Peppol Lookup.
Moeten creditnota’s ook via Peppol?
Ja. Een creditnota die een Peppol-factuur wijzigt en ernaar verwijst, geldt zelf als gestructureerde elektronische factuur en stuur je in hetzelfde formaat. Was de oorspronkelijke factuur nog een pdf, bijvoorbeeld van vóór 2026, dan mag de creditnota ook nog als pdf, als je klant dat aanvaardt.
Mag een klant eisen dat ik mijn facturen via zijn eigen portaal indien?
Niet zonder je akkoord. Peppol is de standaard. Een klant kan je niet eenzijdig verplichten om facturen uitsluitend via zijn portaal in te dienen, tenzij je daar uitdrukkelijk mee instemt.
Wil je dat niet alleen je facturen, maar ook je afspraken met klanten juridisch kloppen? Dan stel ik je algemene voorwaarden op, aan een vaste prijs. Heb je al voorwaarden, dan kijk ik ze na en pas ik ze aan.
