Als je online diensten aanbiedt, zijn algemene voorwaarden de juridische ruggengraat van je dienstverlening. Ze beschermen immers zowel jou als je klanten, of dat is toch de bedoeling. Toch zien we regelmatig dat ondernemers cruciale fouten maken bij het opstellen van hun voorwaarden. In dit artikel zetten we de meest voorkomende fouten bij algemene voorwaarden voor online diensten op een rij en geven we praktische tips om ze te vermijden. Zo weet je zeker dat jouw voorwaarden juridisch correct, duidelijk en professioneel zijn.
1. Onduidelijke omschrijving van de diensten
Een grote fout is een vaag omschreven dienst. Veel algemene voorwaarden bevatten alleen een algemene omschrijving, zoals “Wij leveren IT-diensten”. “Wij geven coaching”. Dit kan leiden tot misverstanden over wat je precies levert en welke verantwoordelijkheden je hebt.
Het gevolg is dat klanten mogelijk meer diensten of functionaliteiten verwachten dan wat er daadwerkelijk geleverd wordt of inbegrepen is, wat later tot discussies kan leiden.
Beschrijf je dienst dus altijd zo concreet mogelijk: wat lever je, hoe, wanneer en tegen welke voorwaarden. Voeg eventueel zelfs voorbeelden of scenario’s toe om de dienstverlening te verduidelijken en benoem helder eventuele beperkingen of uitzonderingen.
Voorbeeld:
In plaats van “Wij leveren IT-diensten” omschrijf je je diensten als volgt:
“Wij bieden maandelijkse websitebeheer- en onderhoudsdiensten aan, inclusief updates, backups en technische ondersteuning via e-mail binnen 24 uur.”
“Wij specialiseren ons in bedrijfscoaching. We bieden dit aan onder de vorm van vaste trajecten. Elk traject bestaat uit 2 persoonlijke contactmomenten die doorgaan via Zoom, 10 online opdrachten en toegang tot onze online cursus.”
2. Onvoldoende informatie over betalingen en facturatie
Een tweede veelgemaakte fout is een gebrek aan duidelijkheid over prijzen, betaalmethoden of facturatie – zonder daarbij rekening te houden met hun klanten en de rechtsregels die van toepassing zijn.
Zorg ten eerste dat alle informatie omtrent betalingen duidelijk in je voorwaarden staat, zoals:
- welke betaaltermijnen zijn van toepassing
- wordt de prijs inclusief of exclusief btw weergegeven op je website
- worden er nog extra kosten apart aangerekend of is alles inbegrepen
- …
Ten tweede zien we vaak dat algemene voorwaarden slechts één clausule bevatten die zegt dat er interesten en een schadevergoeding worden aangerekend wanneer een factuur niet op tijd betaald wordt.
Dat is prima, maar deze regel is alleen automatisch geldig voor B2B-klanten. Bij consumenten (B2C) gelden strengere wettelijke beperkingen.
Voor particulieren (B2C) geldt in België immers dat je verplicht bent om eerst een gratis herinnering te sturen. Pas na deze ingebrekestelling mag je aanspraak maken op interesten en een forfaitaire schadevergoeding.
Het maximale bedrag van die forfaitaire schadevergoeding is in dat geval (in tegenstelling tot in B2B-scenario’s) van dwingend recht. Je mag er dus niet van afwijken.
Staat dit niet correct in je voorwaarden? Dan kun je er naar B2C-klanten ook geen aanspraak op maken.
3. Ontbreken van bepalingen over wettelijk herroepingsrecht
Een andere veelgemaakte fout bij algemene voorwaarden voor online diensten is het niet opnemen van informatie over het wettelijk herroepingsrecht, terwijl dit verplicht is.
Het herroepingsrecht geldt immers voor alle overeenkomsten op afstand. Een consument heeft dus niet alleen bedenkingsrecht voor online aankopen, maar ook voor het afnemen van diensten, zoals bijvoorbeeld de inschrijving op een online personal trainingsabonnement.
Het herroepingsrecht geeft consumenten in de regel het recht om een contract zonder opgave van reden te annuleren binnen 14 dagen na ontvangst of het afsluiten van een dienst. Sommige (digitale) diensten zijn echter uitgezonderd van het herroepingsrecht, bijvoorbeeld wanneer de uitvoering direct begint na expliciete toestemming van de consument.
Neem je de info omtrent het herroepingsrecht niet (correct) op? Dan wordt het herroepingsrecht van je klanten automatisch verlengd tot 12 maanden of kun je geen aanspraak maken op het feit dat je dienst onder de uitzonderingen valt!
4. Aansprakelijkheidsclausules ontbreken, zijn incorrect of onduidelijk
Veel ondernemers vergeten aansprakelijkheidsclausules, of ze zijn te vaag of te breed geformuleerd.
Beschrijf dus altijd expliciet je aansprakelijkheid, de eventuele beperkingen en uitzonderingen. Wees specifiek over wat wel en niet onder jouw verantwoordelijkheid valt. Zorg dat de clausules duidelijk, begrijpelijk en redelijk zijn.
Hou ook rekening met de regels van dwingend recht: je mag je aansprakelijkheid immers niet uitsluiten of beperken voor schade veroorzaakt door opzet, grove fout of ernstige nalatigheid.
5. Voorwaarden zijn niet aangepast aan Belgische wetgeving
We zien dat ondernemers vaak algemene voorwaarden kopiëren van andere ondernemingen of gebruik maken van generieke sjablonen. Dit is riskant, omdat deze niet altijd voldoen aan specifieke Belgische of zelfs Europese wetgeving, zoals GDPR, consumentenbescherming, garantiewetgeving etc.
6. Moeilijk leesbare voorwaarden
Een laatste veelgemaakte fout is dat de voorwaarden dan wel juridisch correct zijn, maar nauwelijks te begrijpen voor klanten (zonder kennis van zaken of juridische achtergrond).
Lange zinnen, juridisch jargon en rommelige opmaak ontmoedigen lezen en kunnen leiden tot misverstanden.
Duidelijke voorwaarden maken duidelijke afspraken!
Algemene voorwaarden zijn essentieel voor online diensten, maar veel ondernemers maken fouten die juridische problemen of conflicten met klanten kunnen veroorzaken.
Zorg er dus steeds voor dat je voorwaarden duidelijk en vlot leesbaar zijn en dat ze alle belangrijke punten op een correcte manier bevatten!
Wil je zeker zijn dat jouw voorwaarden volledig correct zijn en afgestemd op de Belgische wetgeving? Bij de Digitale Jurist helpen we je graag met het opstellen of controleren van je algemene voorwaarden, zodat je veilig en professioneel kan ondernemen. Neem contact met ons op. We staan je graag bij!
